Från manuella moment till smarta flöden

Mycket av det som tidigare gjordes för hand, kvittohantering, betalningar, avstämningar och rapportering, kan nu ske automatiskt i bakgrunden.
Affärssystemet är kopplat till banken, skattekontot, kassan och andra delar av verksamheten. Informationen skickas mellan dem, och händelser bokförs direkt, utan att du behöver göra något själv.

Det innebär mindre administration och färre moment att hålla reda på.
Dessutom försvinner glappet mellan affärshändelsen och bokföringen, vilket gör att siffrorna alltid är uppdaterade. Du ser företagets faktiska läge i realtid.

Exempel på transaktioner som kan bokföras automatiskt

• Betalda kund- och leverantörsfakturor
• Bankhändelser som betalningar, avgifter och återkommande överföringar
• Alla händelser på skattekontot

Det går att lära systemet att bokföra det mesta, nyckeln är att arbeta löpande och uppdatera reglerna vid behov. Ju mer du finjusterar, desto mer flyter arbetet av sig själv.

Hur vet man att det blir rätt bokfört?

Systemet bokför utifrån fördefinierade regler, till exempel genom att matcha OCR-nummer, fakturanummer eller transaktionstext.

Det mänskliga ansvaret försvinner inte, men det förändras.
I stället för att registrera varje händelse manuellt skiftar rollen till att sätta upp flödena korrekt, följa upp att de fungerar och se till att bokföringen stämmer.

Systemen gör det du har lärt dem, varken mer eller mindre.
Därför behöver du fortfarande se över flödet med jämna mellanrum och säkerställa att allt fungerar som det ska.

Så kommer du igång med automatisk bokföring

Automatisering handlar om att bygga upp ett smart flöde, steg för steg.

1. Börja arbeta digitalt.
   För att systemen ska kunna läsa och tolka underlagen behöver de finnas digital bokföring.
2. Koppla ihop systemen.
   Se till att affärssystemet, banken, skattekontot och eventuella kassasystem kommunicerar med varandra.
   Använd så få system som möjligt, ett enklare flöde minskar risken för fel och sparar både tid och integrationskostnader.
3. Lär systemen att bokföra automatiskt.
   Ställ in bokföringsregler och följ upp resultatet tills du ser att allt fungerar som tänkt.
4. Bevaka och justera löpande.
   Automatiseringen blir inte klar på en dag, den byggs upp över tid.

💡 Tips: Använd ett affärssystem som samlar flera funktioner, exempelvis fakturering, betalning av leverantörsfakturor och kvittohantering. Det gör helheten enklare att hantera och ger en tydlig överblick.

Varför det spelar roll för dig

När mycket av bokföringen sker automatiskt frigörs tid, som du kan använda till att utveckla verksamheten eller helt enkelt få mer utrymme i vardagen.

För dig som samarbetar med en modern redovisningsbyrå innebär automatiseringen också att byrån kan lägga mindre tid på manuellt arbete och mer på rådgivning, analys och planering.
Du får mer stöd i besluten, inte bara fler rapporter.

_{Publicerat av CO Redovisning AB}